Контрагенты и договоры
Контрагент
Это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели, организации и частные лица. С карточками контрагентов (заведение, корректировка и добавление данных) работает категорийный отдел. При заведении карточки контрагента необходимо придерживаться определенных правил:
- Название контрагента должно заводиться на языке страны, в чьей базе этот контрагент заводится.
- Необходимо ввести основные идентификаторы контрагента: Тип лица (юр/физ), тип контрагента (покупатель/поставщик), ?индивидуальный налоговый код (если таковой имеется), регистрационный код компании.
- Страну происхождения контрагента (по данной записи система определяет, является ли операции с данным контрагентом импортом/экспортом либо нет.
В подразделе "Прочее" закладки "Общие" есть атрибут "Сводный платеж". Данный атрибут отмечается для контрагентов, оплаты которым делаются единым (сводным) платежом со всех подразделений (за реализованный товар данного контрагента по всем подразделениям организации). Во вкладке "Контакты" заполняется основная контактная информация поставщика. Обратите внимание на то, что есть разные типы эл. почты контрагента. Типы записей эл. почты:
- Email for communication - общий адрес эл. почты для коммуникации с контрагентом;
- Email for orders - адрес для высылки заказов поставщику (используется для автоматической высылки поставщику заказов, сформированных в 1с);
- Email for reconciliation -
- Email for report - адрес для высылки отчетов по продажам товаров и платежей контрагентам (используется для автоматической высылки отчетов контрагентам).
Договора и банковские реквизиты контрагента заполняются в закладке "Счета и договоры". Обратите внимание что больше нет необходимости устанавливать основной договор (путем нажатия кнопки "Основной" в соответствующем окне), но крайне важно заводить столько договоров, сколько есть Юрлиц для корректного автоопределения договора, заключенного с каждым из Юрлиц. В случае с банковским счетом по прежнему необходимо указывать основной (путем нажатия кнопки "Основной" в соответствующем окне ).
В случае если с контрагентом заключен договор по отсрочке платежа необходимо указать это количество в "Отсрочке" (количество дней), параметр крайне важен для формирования платежей контрагентам
В случае если страна контрагента не является членом ЕС необходимо ставить галочку "Сводный платеж" на вкладке Прочее
Из окна карточки контрагента можно вывести разного типа отчеты, связанные с данным контрагентом (путем нажатия кнопки "Отчеты" на панели управления карточки), такие как:
- Ведомость по взаиморасчетам;
- Заказы данному поставщику;
- Другие.
Для удобства, прямо из карточки контрагента можно перейти к заполнению заказа ему (путем нажатия кнопок: Действия > Создать > Заказ поставщику. Необходимо своевременно вносить актуальные изменения в карточки контрагентов, так как от правильности этих данных зависит корректная работа системы (на уровне системных взаимосвязей с контрагентом, таких как высылка заказов и отчетов, платежи и так далее). Для добавления необходимой информации по конкретному контрагенту вы можете присоединить в карточку файлы (сканированные документы, рисунки, Excel файлы и др.) при помощи нажатия кнопки "Файлы" (и в открывшемся окне, нажатия кнопки "добавить" либо, если документ скопирован в буфер памяти, то "Добавить из буфера". В карточке контрагента также находится кнопка поиска информации по данному контрагенту в Google (кнопка находится возле поля "ИНН (VAT-code)"). Если на нее нажать - откроется поиск гугл по данной фирме и ее VAT-code. Скорей всего будут найдены регистрационные данные и ссылка на сайт самой фирмы, если он существует.