Поступление товаров и услуг
Смотри так-же: Алгоритм ценообразования / Заказ поставщику / Заведение ГТД(Таможенная декларация)
Создание поступления
- Примите товар по факту, с использованием ТСД.
- Убедитесь что остаточный срок годности соответствует минимальным требованиям
- Отсканируйте штучный товар. При сканировании вводите фактические количества. Если barcode не найден, пересчитайте товар вручную, запишите количество и сфотографируйте упаковку чтоб был виден barcode и название.
- Пересчитайте вручную и запищите количество весового товара
- Все количества сразу же сверяйте с инвойсом поставщика. Расхождения фиксируйте на всех экземплярах.
- Создайте поступление в 1С
- Откройте журнал Поступление товаров и услуг, нажмите кнопку "+" для создания нового документа поступления (заказ, на основании которого делается поступление, указывать не надо, он определится автоматически) введите поставщика в поле "Контрагент".
- В созданном документе проверьте правильно ли заполнились основные реквизиты: организация, склад, контрагент и договор
- Возле контрагента щелкните знак "лупы" и сверьте VAT-code, Company-Code и страну указанные в 1С и во входящем инвойсе
- Нажмите на кнопку заполнить - заполнить по заказам. Товар и количества будут заполнены автоматически на основании заказа данному поставщику. Ссылка на заказ показана в окне документа. При нажатии на ссылку откроется заказ, на основании которого заполняется данное поступление.
- На вкладке дополнительно заполните номер и дату инвойса.
- Если поставщик работает с НДС то в документе "Поступление" будет видна колонка НДС, если нет, то она будет скрыта. Убедитесь что это так. Если нет - сообщите в категориный отдел
- Заполните количества товара из ТСД
- Щелкните "Заполнить" -> "Загрузка из ТСД Андроид"
- Выберите нужный документ сканирования. Ориентируйтесь на дату сканирования и количество товаров.
- После выбора документа сканирования, будет показан список товаров. Если это ваш - нажмите "Ок", если ошиблись - "отмена" и повторите операцию.
- Сверьте количества. Обратите внимание что если просканирован товар которого в накладной нет, он будет пропущен. Вы увидите сообщение.
- Обратите внимание, что заполняются только те товары, которые найдены. Ненайденные позиции остаются с теми количествами, которые были.
- Заполните / сверьте весовые товары вручную, с инвойса поставщика с учетом ваших правок по факту пересчета.
- Сверьте итоговые суммы. Они должны точно соответствовать данным поставщика с учетом отличий по факту, если такие были.
- Для импортного товара заполните ГТД (подробная статья с рисунками и полным разбором)
- Укажите разделы
- Распределите суммы пошлины и НДС.
- Нацените товар.
- Прочтите Алгоритм ценообразования
- Руководствуйтесь текущими распоряжениями РР относительно политики наценок
- Ориентируйтесь на старую цену и рекомендованную наценку. При отклонении от рекомендованной более 1% цена будет подсвечена желтым
- Для изменения цены вручную щелкните нужную колонку и внесите изменения.
- Для изменения наценки щелкните в комментарий и введите новую наценку. Обратите внимания что при округлении она будет незначительно изменена автоматически.
- Допускается колебание наценки в указанных диапазонах. Свой диапазон уточните у руководства. При нарушении цена будет подсвечена красным
- Допускается отклонение на 1/100 вашей валюты (1 цент, 1коп и т.д.)
- Оформите бумажные документы
- Убедитесь что при расхождении фактического количества с документами - (во всех экземплярах) проставлено нужное количество, либо сделан "вычерк".
- Убедитесь что напротив всех исправлений представитель поставщика поставил свою подпись.
- Если бумажные документы подлежат замене со стороны поставщика, поставьте соответствующую галочку в поступлении
- Проведите накладную в 1С, выгрузите товар на кассы (Дополнительно->Обмен с кассами) и только после этого
- Подпишите бумажные документы, поставьте печать и отдайте представителю поставщика его экземпляры. Свой экземпляр должен остаться в магазине, даже если он подлежит замене.
Запрещено изменять эту последовательность действий.
И только теперь можно переместить товар в торговый зал.
- Реализована возможность присоединения файлов к документу поступление товаров и услуг. Присоединять можно все, в том числе и сканы (Pdf, jpg и т.п.)
- Реализована история изменений для поступления
Часто задаваемые вопросы и важные примечания
- Товара нет в Спецификации. Нет возможности провести поступление
Товар не принимаем
Если все же приняли то напишите письмо письмо КМ который ведет товарную группу
В письме укажите необходимую информацию - поставщик и какой товар привез
Часто это самостоятельное решение поставщика и товар не должен быть принят
В случае, когда товар выведен из спецификации сразу после оформления заказа, система позволит его принять в течении 20 дней после вывода данной позиции из спецификации
- В Карточке товара нет нужного баркода
Товар не принимаем
Если все же приняли, то напишите письмо КМ который ведет товарную группу
В письме укажите необходимую информацию: поставщик , фото товара «лицо» , фото баркода
- Поставщик не доставляет товар по ранее сформированному заказу
Заранее требуйте от поставщика подтверждение заказа. Нужная ссылка уже находится у него в почте вместе с заявкой
Звоним/пишем поставщику «Где поставка?» Причины могут быть разные. Поставщик не увидел заказ, потерял заказ, нет товара на складе, вы не учли длинную логистику до 2-3 недель, производителю под нас товар еще нужно произвести + доставка до 4 дней)
Если сбои в поставках регулярные — пишем письмо соответствующему КМ о проблемном поставщике. Возможно поставщик будет заменен
- Цена в фактуре не соответствует прогруженной в Спецификации*
Товар не принимаем
Если все же приняли, то Звоним/пишем поставщику что бы заменил фактуру , приходовать товар по ценам отличным от прогруженных в 1С категорически запрещено
- Не верная информация в карточке товара
Поля, которые должны быть заполнены и должны соответствовать - название не местном языке, ндс , страна, цена за кг /литр/шт
В этом случае необходимо написать письмо КМ который ведет товарную группу
в письме должна быть указана следующая информация: Поставщик , фото товара «лицо» , фото баркода
- Привезенный товар имеет короткий остаточный срок хранения
Поставка такого товара возможна только при наличии доп. письма от категорийного менеджера
Если такого письма нет, то товар не принимается
Если письмо было, необходимо сверить информацию в письме с реальными сроками хранения на упаковке товара
- Важные замечания
Не звоните друг другу , максимально переходите на общение в письмах. Звонок занимает 10-15 минут ( поговорить о проблеме, о жизни, обсудить других ...), а прочитать письмо и решить проблему несколько минут . Пожалуйста экономьте время друг друга.
По возникающим проблемам обращайтесь в соответствующий отдел
Проблемы с поставщиками (заявки, недовозы, лишний товар, маркировка, barcode, пересорты, карточки товара и карточки поставщика) решает категорийный отдел
Проблемы с проведением и общие вопросы учета решает ревизор
Технические проблемы, прогрузка товара на кассу и т.д. решает ИТ-Отдел
Узнать кто из категорийных менеджеров какую группу ведет можно здесь
Описание формы документа
- Товара нет в спецификации поставщика
- Товара нет в заявке
- Превышена цена спецификации
- Отклонение наценки от рекомендованной более чем на 1% (смотри Алгоритм ценообразования)
- Наценка вышла за пределы максимальной/минимальной
В новом обновлении реализована возможность видеть все заказы, в которые можно перейти ( смотри скриншот ниже )